Le blog Clepsiidre

Découvrez comment un audit contractuel permet aux PME de retrouver de la visibilité, de la conformité et de la rentabilité sur leurs contrats. Une démarche simple, rapide et stratégique.

Dans la plupart des entreprises, un contrat est encore perçu comme un simple document PDF à stocker, lire et classer.
Pourtant, la véritable révolution ne réside pas dans la lecture automatique des contrats, mais dans leur transformation en objets vivants, connectés et exploitables : des jumeaux numériques contractuels.

📄 Du PDF statique au contrat vivant

Un contrat signé n’est pas la fin du processus, mais le début d’une relation.
Il contient des données clés — montants, durées, clauses de révision, échéances, obligations — qui évoluent dans le temps.
Le jumeau numérique contractuel consiste à extraire ces données et à les connecter à l’écosystème de gestion de l’entreprise : CRM, ERP, comptabilité, maintenance, ou encore RH.

Résultat : le contrat cesse d’être un document figé pour devenir un élément actif du pilotage de l’activité.

⚙️ Comment fonctionne un jumeau numérique contractuel ?

Chez Clepsiidre, chaque contrat importé est analysé par l’IA, qui identifie :

• les clauses essentielles (durée, montant, indices, reconduction, pénalités, etc.) ;

• les échéances à venir ;

• les formules de révision de prix ou d’actualisation.

Ces informations sont structurées et synchronisées avec votre système interne.
Vous pouvez ainsi suivre, anticiper et automatiser ce qui relevait autrefois du manuel : alertes, révisions, relances, notifications, archivage.

🔁 Une vision continue de la relation contractuelle

Le jumeau numérique n’est pas seulement une copie enrichie du contrat : c’est une représentation dynamique de la relation contractuelle dans le temps.
Chaque modification (avenant, révision tarifaire, changement d’indice, prolongation) vient mettre à jour le jumeau, garantissant une vision en temps réel.

Cela permet de :

• Piloter les engagements et les risques ;

• Eviter les oublis d’échéances ou de révisions ;

• Fiabiliser la donnée contractuelle à l’échelle de l’entreprise.

💡 Un levier stratégique pour les PME

Les grandes entreprises disposent déjà d’équipes dédiées à la gestion contractuelle.
Les PME, elles, jonglent souvent entre Excel, mails et PDF.
Le jumeau numérique contractuel apporte une infrastructure légère, mais puissante, qui automatise la partie fastidieuse tout en laissant la maîtrise au dirigeant ou au contrôleur de gestion.

Avec Clepsiidre, le contrat devient un outil de performance, pas une contrainte administrative.

🚀 Et demain ?

Demain, les jumeaux numériques contractuels permettront :

• d’anticiper les flux financiers liés aux contrats,

• de mesurer la rentabilité réelle des engagements,

• et de croiser automatiquement les obligations contractuelles avec les données opérationnelles.

Une gestion de la donnée contractuelle intelligente, connectée et continue : voilà la promesse du jumeau numérique.

Dans de nombreux secteurs (nettoyage, maintenance, sécurité, services), les contrats pluriannuels prévoient une révision annuelle des prix.
Ces clauses sont souvent oubliées, mal appliquées ou sources de litige.

Chez Clepsiidre, nous avons intégré une fonctionnalité de calcul automatique des révisions tarifaires, qui transforme un processus chronophage et risqué… en un simple rappel déclenché automatiquement.

Pourquoi automatiser les révisions tarifaires ?

Lorsqu’un contrat intègre une formule de révision (ex : BT01, ICHTrev, FSD, etc.), il devient crucial de :

• Identifier l’échéance de révision

• Appliquer la bonne formule

• Utiliser le bon indice

• Calculer le nouveau montant

• Informer son client dans les délais

Ce travail est souvent manuel, dispersé, oublié.
Un oubli coûte en rentabilité, une erreur peut coûter un client.

Comment fonctionne Clepsiidre ?

Clepsiidre détecte automatiquement :

• La présence d’une clause d’indexation dans un contrat

• Le type de formule (ex : “P = Po × (In/Io)”)

• L’indice de référence (ex : BT01, SYNTEC, ILAT…)

• L’échéance de révision annuelle (ou pluriannuelle)

Ensuite, Clepsiidre :

• Connecte l’indice à jour (via l’INSEE ou une base privée)

• Calcule automatiquement le nouveau prix

• Génère le document à transmettre (notification client ou avenant)

• Archive l’opération et relance si nécessaire

Avantages pour les PME

Grâce à la révision automatique des prix, nos clients :

• Ne manquent plus aucune échéance

• Appliquent systématiquement les hausses prévues

• Gagnent du temps de gestion

• Fiabilisent leurs marges

Un moteur prêt à s’adapter

Notre moteur de révision est conçu pour s’adapter à différents secteurs et modèles :

• Révisions en pourcentage fixe ou via indice

• Multi-formules possibles dans un contrat

• Prise en charge des arrondis, planchers, plafonds

Nous prenons aussi en compte les cas spécifiques comme :

• Les indexations mixtes (double indice)

• Les clauses avec déclenchement conditionnel

• L’absence d’indice sur une période donnée

En résumé

Avec Clepsiidre, la clause de révision tarifaire ne dort plus dans un classeur.
Elle vit, elle est suivie, exécutée, documentée.
Vos prix évoluent comme prévu. Vos marges aussi.

L’intelligence artificielle fait beaucoup parler d’elle, mais dans le domaine de la gestion contractuelle, elle reste encore largement sous-exploitée.
Avec l’émergence des LLM (Large Language Models), une nouvelle porte s’ouvre : celle de la compréhension profonde des contrats.

Chez Clepsiidre, nous avons intégré cette technologie pour aller au-delà de la simple lecture.
Nous faisons de l’IA un assistant juridique, administratif et opérationnel, capable d'interpréter le contrat comme le ferait un humain… en mieux.

Ce que l’IA faisait déjà : la lecture automatique

L’OCR permettait depuis longtemps de transformer un PDF en texte brut.
Des outils extrayaient des dates, montants ou intitulés via des règles simples.

Mais ces méthodes atteignaient vite leurs limites :

• En présence de contrats non standardisés

• Lorsqu’il fallait interpréter une clause floue

• Ou comprendre une formule complexe

Ce que les LLM changent : la compréhension

Grâce à un LLM entraîné spécifiquement sur des documents contractuels, Clepsiidre est capable de :

• Reconnaître la nature d’un contrat (nettoyage, maintenance, marché public…)

• Identifier les clauses clés, même formulées différemment (pénalités, indexations, obligations documentaires…)

• Extraire les formules d’indexation et les structurer de manière exploitable

• Repérer les engagements à risque ou sensibles

En clair : notre IA ne se contente pas de lire.
Elle comprend.

Exemples concrets

🧾 Un contrat mentionne : “Les prix seront révisés annuellement selon la variation de l’indice BT01.”
✅ Clepsiidre le comprend, extrait l’information, associe la bonne formule et la relie au bon indice.

📅 Une clause stipule : “Le contrat est renouvelé tacitement tous les 12 mois.”
✅ Clepsiidre crée automatiquement une échéance et un rappel.

⚠️ Une pénalité est prévue en cas de non-remise d’attestation d’assurance.
✅ Une alerte est générée, et une tâche de relance programmée à la bonne date.

Vers une gestion augmentée

L’apport de l’IA ne consiste pas à remplacer le juriste ou le gestionnaire, mais à :

• Réduire les erreurs et oublis

• Gagner un temps considérable

• Révéler des informations que personne ne surveillait

• Fournir des données exploitables à tous les niveaux de l’entreprise

En résumé

Les LLM ouvrent une nouvelle ère : celle d’une gestion contractuelle augmentée.
Avec Clepsiidre, l’IA devient un moteur d’analyse, de pilotage et d’automatisation.

La gestion contractuelle ne se limite pas à l’archivage de documents. Pour en tirer pleinement parti — automatisation, conformité, pilotage — il faut une base solide : une structuration claire, cohérente et exploitable.

Chez Clepsiidre, nous accompagnons les entreprises dans la transformation de leur portefeuille de contrats en système pilotable. Voici les bonnes pratiques que nous recommandons.

1. Centraliser tous les contrats

Trop d’entreprises conservent leurs contrats éparpillés :

• Certains en PDF sur un disque partagé

• D’autres dans les mails, voire imprimés dans un classeur

👉 La première étape : tout regrouper dans un référentiel unique, en format numérique.
C’est la base de toute automatisation future.

2. Catégoriser vos contrats

Il est essentiel de pouvoir segmenter son portefeuille par :

• Type de contrat : prestation, maintenance, nettoyage, assistance…

• Nature juridique : public / privé, marché à bon de commande, cadre…

• Statut : actif, expiré, en renégociation, en contentieux

• Site ou client concerné : par établissement, ville ou région

Avec Clepsiidre, ces catégories peuvent être automatiquement extraites ou créées à la volée.

3. Associer les données clés à chaque contrat

Un contrat exploitable doit contenir :

• Sa date de signature et démarrage

• Son échéance, ou date de reconduction

• Les montants clés

• Les formules d’indexation

• Les obligations de l’entreprise (documents à fournir, actions à réaliser)

Avec Clepsiidre, ces données sont extraites automatiquement et peuvent déclencher des workflows, comme des alertes ou des relances.

4. Suivre les échéances et obligations

Un contrat structuré est un contrat qui sait parler. Il vous rappelle :

• Qu’il arrive à échéance dans 60 jours

• Qu’il faut envoyer une attestation URSSAF d’ici la fin du mois

• Que la révision tarifaire annuelle est prévue le 15 juillet

Clepsiidre vous aide à ne rien laisser passer, grâce à son moteur d’alertes intégré.

5. Connecter votre portefeuille à vos outils métier

Une fois les contrats structurés, vous pouvez :

• Exporter les données vers votre ERP ou CRM

• Visualiser les échéances dans un outil de BI

• Alimenter des reportings de suivi des engagements

Clepsiidre vous propose des exports en JSON, Excel ou via API.

En résumé

Un contrat bien structuré, c’est :

• Une donnée fiable

• Une visibilité claire

• Une capacité à automatiser et piloter

Clepsiidre vous aide à passer du simple archivage… à une vraie logique contractuelle orientée performance.